¿Eres de los que periódicamente necesitan cerrar su negocio para realizar un conteo manual de su mercancía? Esto es un trabajo muy extenuante, sobre todo si tu empresa maneja muchos artículos. Para evitar contratiempos, obtener información real y actualizada es muy importante llevar un control por medio de una tarjeta denominada kardex o tarjeta de almacén.
Si no conoces de qué se trata esta herramienta, acá te lo explicamos de manera sencilla y de igual forma te enseñaremos cómo llevar a cabo el registro y control por medio de ella; recordándote que también es importante tener ciertos conocimientos en materia contable para este fin.
Sobre la tarjeta de almacén o kardex
Una tarjeta de almacén o tarjeta kardex de inventarios es muy útil para llevar el control de la mercancía que entra y sale de la empresa, así como de los costos que se van originando. Pero además, el uso de ésta te evitará tener que hacer un recuento físico de la mercancía disponible y su valor, lo cual es una gran ventaja si manejas un inventario amplio.
¿Existe un formato de tarjeta de almacén?
No existe un formato predefinido. En la web puedes encontrar diferentes formas; sin embargo, siempre puedes ajustarlas a tus necesidades de información. Aquí te indicaremos los pasos a seguir para llenar una tarjeta de almacén según las generalidades de uso de éstas.
Llenar paso a paso una tarjeta de almacén
Antes de iniciar.
Lo primero que debes conocer es qué método seguirás para llevar este control. De acuerdo a los procesos contables, existen tres métodos básicos:
- Método Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS). Lo primero que entra es lo primero que se vende.
- Método Últimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS). Lo último en entrar es lo primero en venderse.
- Método Promedio Ponderado (PP). Los artículos se venden por el costo promedio de la mercancía existente.
Aclarado esto, procedemos a llenar nuestra tarjeta de almacén o tarjeta kardex de inventarios.
Paso 1.
En la parte superior de la tarjeta coloca la identificación “TARJETA DE ALMACÉN” seguido de los datos de tu organización (membrete).
Paso 2.
Debajo de esto coloca el nombre del artículo para el cual estás realizando el registro, seguido del código de éste (si aplica).
Paso 3.
Si lo deseas, puedes agregar datos adicionales que sean relevantes para el seguimiento de tu mercancía, tales como información del proveedor, almacén/casillero (en caso de tener varios almacenes), unidad (si manejas mercancía perteneciente a diferentes unidades), entre otros.
Paso 4.
Elabora una tabla con las siguientes columnas:
- Fecha (para registrar la fecha de operación)
- Referencia (para indicar el movimiento: inventario inicial, compra, venta o devoluciones)
- Unidades, a su vez dividida en Entradas, Salidas y Existencia (para registrar las cantidades existentes)
- Costos, dividida en Unitario y Medio (para registrar los precios de compra o venta por unidad)
- Valores, dividida en Debe, Haber y Saldo (para registrar los montos totales de la mercancía)
Paso 5.
Inicia el llenado de la tabla colocando en la primera fila los datos de la mercancía que posees al inicio.
5.1 En fecha, indica la fecha actual del inventario
5.2 En referencia indica que se trata de inventario inicial.
5.3 En existencia coloca la cantidad disponible.
5.4 En costo unitario coloca el monto por unidad del artículo.
5.5 En debe coloca el monto total por la cantidad de artículos disponibles.
5.6 En saldo registra el mismo monto.
Paso 6.
En las filas siguientes registra los movimientos de la mercancía siguiendo las reglas a continuación:
- En la columna fecha indica siempre el momento de la operación y no del registro.
- En la columna descripción indica de manera precisa el movimiento.
- En la columna unidades:
Si es una compra registra en entradas; si es una venta, en salidas.
En la existencia siempre se colocará el total de artículos disponibles a la fecha.
- En costos coloca el costo por unidad de los artículos.
La columna “medio” se utiliza cuando el método utilizado es el PP y allí se coloca el costo promedio resultante de dividir el monto total de la mercancía existente entre las cantidades disponibles.
- En valores se registran los montos totales de los artículos según la operación:
Por el debe las compras, devoluciones en venta e inventario inicial.
Por el haber las ventas y devoluciones en compras.
En saldo el resultado de sumar (si es una compra) o restar (si es una venta) estas cantidades.
Rellenar correctamente una tarjeta de almacén PEPS UEPS y PP
Os dejo un video explicativo, donde se detalla como llenar una tarjeta de almacén de manera correcta, tarjetas tipo PEPS UEPS y PP. De esta forma estoy seguro de que os aclarara todas las dudas posibles que aún os puedan quedar de como llenar este tipo de tarjetas.
