Como llenar libro de compra y venta

Mantener actualizado el registro de operaciones de tu negocio puede que sea algo estresante, sobre todo si no tienes idea de cómo llevar este registro. Además, no llevar este control puede traerte problemas fiscales y por ende económicos, que afecten negativamente tu capital.

Para que nada de esto ocurra, te presentamos a continuación una explicación detallada y muy sencilla de cómo llenar el libro de compra y venta de tu negocio. Verás que no necesitas ser un experto, ya sea que lo lleves de forma manual o digital, esto será de gran beneficio para ti.

como llenar libro de compra

¿Qué es el libro de compra y venta?

El libro de compra y venta es un libro llevado por las pequeñas empresas para tener un control detallado de las entradas y salidas de dinero. Pero no sólo eso, también sirve para conocer a tiempo real el saldo de tus cuentas y tener una idea del movimiento que éstas tienen.

Por otra parte existe un libro obligatorio que las empresas deben llevar, denominado Libro Diario. Aquí se registran todas las actividades que esa organización realiza, como su nombre lo indica, a diario y en orden cronológico. No es sólo para compras y ventas, incluye muchas otras operaciones. Sin embargo, también te enseñaremos cómo llevar este control por medio de él.

Llenar Libro de Compra y Venta paso a paso

Te vamos a explicar de la forma más sencilla posible como llenar este tipo de libros. Lo primero que debes decidir es si llevarás este libro en forma manual o digital. Si tu negocio es pequeño puedes hacerlo manual; pero si es al contrario, un registro digital sería más efectivo y rápido de llevar.

Paso 1.

Registra a modo de membrete el nombre de tu negocio y su RFC.

Paso 2.

Identifica con el título “Libro de Compra y Venta”.

Paso 3.

Elabora una tabla que contenga las siguientes columnas:

  • Fecha
  • Descripción
  • Ingresos
  • Egresos
  • Saldo

Paso 4.

Como primer registro debes colocar el saldo inicial.

4.1 En la columna fecha, indica el día, mes y año en que iniciaste operaciones.

4.2 En la columna descripción, explica brevemente que se trata del saldo inicial, ya sea en caja o en banco.

4.3 En la columna saldo, coloca el monto de ese saldo inicial.

Paso 5.

Ahora sí, puedes proceder a registrar los movimientos de entradas y salidas de dinero.

En la columna fecha, indica el día, mes y año en que se realizó la compra o venta.

Importante. Debes registrar el día en que se efectuó la operación y no el día en que la estás registrando.

Paso 6.

En la columna descripción, explica en forma breve la operación, tomando en cuenta datos importantes como número de factura o condiciones.

Paso 7.

Si la operación es una compra, registra en la columna egresos el monto correspondiente.

Si la operación es una venta, registra el monto en la columna ingresos.

Paso 8.

Al saldo inicial debes sumar (si es una venta) o restar (si es una compra) el monto registrado en el paso anterior y el resultado es el que colocarás en la columna saldo de esa operación.

De esta forma sabrás tu saldo actual y puedes continuar con el registro de las demás operaciones.

Nota. Algunas empresas registran las ventas al final del día, es decir, hacen un solo registro de venta por el total de la mercancía vendida. Esto es opcional, dependerá de qué tan específico desees llevar el control.

Libro Diario para compras y ventas paso a paso

Es importante saber que el llenado de este libro se debe llevar por una persona con conocimientos previos de contabilidad o preferiblemente por un contador, ya que se trata de un libro con carácter legal.

Paso 1.

Elabora el encabezado del libro indicando número del libro, clase de negocio, nombre del negocio, RFC y domicilio.

Paso 2.

Elabora una tabla con las columnas:

  • Número de asiento
  • Descripción de la cuenta
  • Folio del mayor
  • Debe
  • Haber

Paso 3.

En la columna número de asiento coloca el número correlativo de la operación a registrar.

Paso 4.

En la columna descripción de la cuenta registra las cuentas involucradas en la operación.

4.1 Si se trata de una compra debes registrar la cuenta compra; en el renglón inferior la cuenta IVA crédito fiscal y, en el siguiente y dejando una pequeña sangría, la cuenta Banco o Caja (según de dónde salió el dinero).

4.2 Si se trata de una venta las cuentas que debes registrar son: Banco o Caja y, en los siguientes renglones y con una pequeña sangría, las cuentas IVA débito fiscal y Ventas.

Paso 5.

En la columna folio del mayor debes registrar el número asociado al libro mayor (otro libro obligatorio) que tiene esa cuenta. Cada cuenta tiene un número específico y único para el libro mayor.

Paso 6.

Procede a registrar los montos en las columnas debe y haber según el caso.

6.1 Para las compras se registra por el debe el monto de la cuenta Compras e IVA crédito fiscal. Mientras el monto de la cuenta Banco o Caja se registra por el haber.

6.2 Para las ventas registrarás por el debe la cuenta Banco o Caja y por el haber los montos del IVA débito fiscal y las Ventas.

Importante. La suma de los montos en la columna “debe” será siempre igual a la suma de los montos registrados en la columna “haber”.

Nota. Por medio de este libro no podrás conocer el saldo actual de tus cuentas pero sí podrás llevar un registro actualizado del IVA.