Como llenar una factura

¿Que es una factura?

La factura es un documento mercantil y un comprobante fiscal, que si esta llenado correctamente, permite acreditar una compra o gasta y por tanto deducir los impuestos correspondientes; esta es la diferencia frente a los recibos o notas que no son validos para tal fin.

Una factura debe reflejar los datos de la operación de compraventa, entrega del producto o prestación de un servicio, fecha en que se realizó, cantidad o importe a pagar, y el impuesto que generó.

Cada vez es más común la obligatoriedad de la Factura electrónica, que contiene los mismos elementos que las facturas impresas pero es un documento electrónico.

¿Como hay que rellenar una factura?

Basándonos en el ejemplo de factura que os muestro os voy a explicar cada elemento que conforma la factura y la forma correcta de rellenarlos.

Como rellenar una factura
  1. Número de Factura: Cada factura que emitimos tiene que tener un número consecutivo. Si es una factura realizada a mano normalmente se encuentra impreso en el block de facturas, o si lo hacemos desde una aplicación se genera automáticamente al generar nuestra factura.
  2. Fecha: Es la fecha en que se emite la factura.
  3. Datos del Cliente: Debemos de incluir todos los datos de nuestro cliente: Nombre o razón social, Identificación fiscal (RFC), Dirección física, teléfono y correo electrónico. Siendo obligatorios Nombre, Identificación fiscal y dirección.
  4. Fecha inicial: es la fecha en la que se comenzó a prestar un servicio, o en la que se entregará el producto.
  5. Pedido: Aquí se indica el tipo de pedido que se nos realiza.
  6. Condiciones de pago: Indicaremos si el pago es en efectivo, recibo bancario, a crédito o débito, cheque, transferencia, etc.
  7. El siguiente bloque es una tabla donde debemos indicar lo siguiente:
    • Cantidad de productos que se compran.
    • Descripción del producto, indicación modelo lo mas completo posible, y en algunos casos, como son los productos electrónicos o electrodomésticos, también se indica el número de serie.
    • Precio unitario, es decir, el precio de uno de los productos descritos. Este precio no debe incluir ningún impuesto
    • Precio total, donde indicaremos el precio total de los productos, multiplicado por la cantidad de productos solicitados. Si sólo es un producto, será el mismo monto que el precio unitario.
  8. Subtotal: donde indicaremos la suma de los totales de cada producto, sin impuestos.
  9. IVA: Aquí va el monto del impuesto calculado a partir del subtotal que se encuentra arriba.
  10. Total: Aquí se escribirá la suma del subtotal ya con el impuesto, lo que dará el total neto de la factura.
  11. Importe con letra: Aquí escribiremos con letra la cifra que hemos escrito en el cuadro de Total que se encuentra a un lado.
  12. Firma de conformidad: Es donde debe firmar el cliente, la cual tiene dos efectos: por un lado la aceptación de que los productos enumerados y la cantidad es lo solicitado, y por, en caso de pagos a crédito o contra entrega, la aceptación del pagaré que se encuentra en el texto de la izquierda.
  13. Pagaré: Este texto es aceptado al firmar de conformidad, aún cuando el pago se haga inmediatamente y en efectivo. En caso de pactar intereses de mora, Aquí es necesario, indicar la tasa del interés moratorio en caso de no cumplir el pago a tiempo.

Descargar plantilla para llenar una factura

Si no vas a utilizar ningún programa de facturación, te puede resultar de gran utilidad descargar gratis esta plantilla para factura, así solo tendrás que personalizarla con tus datos.

Y si todavía te han quedado dudas de como llenar una factura aquí te dejo un vídeo para verlo mas claramente.

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