Como llenar una orden de compra

¿Cómo llenar una orden de compra?

El control en la administración de una organización es muy importante para evitar inconvenientes de tipo fiscal y financiero. Una orden de compra le permitirá establecer las condiciones en que desea adquirir los materiales que necesite, autoriza al proveedor a enviar la factura y además permite hacer el seguimiento de su pedido.

No se necesita ser un experto para elaborar o completar una orden de compra; sin embargo, si no sabes cómo hacerlo, en las siguientes líneas te lo explicaremos.

¿Qué es una orden de compra?

Una orden de compra o nota de pedido es un documento de carácter mercantil emitido por el comprador para detallar y llevar un registro de la mercancía que solicita a un proveedor determinado.

Contenido de la orden de compra

No existe un formato oficial para elaborar una orden de compra, por lo tanto puede ser elaborado por el mismo comprador. Sin embargo, existe cierta información que por lo general debe ir inserta en el mismo.

  • Nombre, identificación fiscal y domicilio del comprador.
  • Nombre, identificación fiscal y domicilio del proveedor.
  • Número de la orden de compra.
  • Fecha.
  • Descripción y cantidad de la compra.
  • Precio fijado y forma de pago.
  • Tiempo de entrega y condiciones.

Orden de compra en 10 sencillos pasos

En el caso de que no poseas un formato predeterminado para llenar una orden de compra, sigue estos pasos.

Paso 1.

En la esquina superior derecha de la hoja se coloca la denominación “ORDEN DE COMPRA”, en mayúsculas; seguido del número de orden y la fecha.

Paso 2.

En la esquina superior izquierda debes colocar el membrete de tu empresa (logo, nombre de la compañía, dirección, código postal y teléfono o dirección de contacto).

Paso 3.

Debajo de esta información se colocan los datos de a quién va dirigida la orden de compra; en el siguiente orden e identificando que se trata de los datos del proveedor:

  • Nombre
  • Dirección
  • Contacto (teléfono y/o email)

Paso 4.

Si se espera recibir el material solicitado en una sede distinta a la de la empresa, se colocan al lado de los datos del proveedor las especificaciones del lugar destino en el siguiente formato:

Enviar a:

  • Nombre de la persona que recibe
  • Nombre del lugar/empresa
  • Dirección completa
  • Teléfono y/o email.

Paso 5.

Se establece una tabla dividida en dos columnas. En la primera se especifica el medio de envío (terrestre, fluvial, por agencias, entre otros) y en la segunda, las condiciones de envío (método de entrega, horario y condiciones de pago).

Paso 6.

A continuación debes elaborar una tabla con las siguientes columnas:

  • Artículo
  • Descripción
  • Cantidad
  • Precio unitario
  • Total

Paso 7.

Procede a llenar la tabla con los datos de los artículos que deseas comprar.

7.1 En la columna artículo escribe el código del artículo (establecido por el proveedor) que estás solicitando.

7.2 En la columna descripción debes escribir las especificaciones del material a adquirir.

7.3 En la columna cantidad establece el número de artículos que deseas comprar.

7.4 En la columna precio unitario coloca el precio (convenido con el proveedor) equivalente a la cantidad de un artículo.

7.5 En la columna total debes colocar el resultado de multiplicar el precio unitario por la cantidad de artículos establecida.

Paso 8.

Al completar la tabla con todos los artículos que deseas comprar, debes establecer el total a cancelar, siguiendo el orden a continuación:

8.1 Suma la columna total y al final de ella coloca el resultado, identificándolo como “sub-total”.

8.2 Coloca e identifica debajo del subtotal los descuentos por IVA, envíos y cualquier otro que aplique.

8.3 Escribe el monto luego de los descuentos anteriores e identifícalo como “TOTAL” (este debe ser el monto que vas a cancelar por la compra).

Paso 9.

En la parte inferior a esta tabla establece un espacio para realizar observaciones, comentarios o alguna instrucción específica a tu proveedor.

Paso 10. Firma la orden de compra (en caso de ser una empresa debe firmar la persona autorizada para estos fines y colocar sus datos de identificación).

Notas importantes sobre las órdenes de compra.

  • Se elaboran dos órdenes de compra, la original debe enviarse al proveedor y la copia para seguimiento y posterior registro del solicitante.
  • Este documento no tiene validez como factura.