Las pólizas de cheques son documentos utilizados en las transacciones contables, que permiten al contador llevar un control más detallado y verás sobre el egreso y pago de cheques, de una persona natural o jurídica, de esta manera se asegura la contabilidad de los financiamientos, negociones, e inversiones realizadas.
Indice
¿Qué es una póliza de cheque?
La póliza de cheque es un documento que se elabora para pagar la compra de bienes o servicios por medio de un cheque. Esta operación representa una salida de dinero de la cuenta de cheques.
La utilidad de las pólizas de cheque
Este tipo de documento, permite que empresas y personas naturales, puedan realizar pagos de cheques, utilizando estas formas que son como un aval, sobre la transacción que están realizando, garantizado de manera eficiente las negociaciones que se cierran por este medio financiero.
Las pólizas de cheque se anexan dentro de la contabilidad de la empresa o persona que emite pagos y financiamientos por medio de cheques, lo cual es el respaldo de estos egresos e informan los motivos y montos por los cuales fueron emitidos.
Por qué utilizar una póliza de cheque
- Es de gran utilidad, principalmente para llevar la contabilidad de empresas, que realizan pagos y compras de materias primas, los cuales generalmente se emiten a través de cheques.
- También para llevar el control de pago de nóminas de personal de la empresa, estas pólizas son el aval de los cargos y sueldo de trabajadores que reciben estos beneficios por el trabajo que realizan.
Como llenar correctamente una póliza de cheque
Para llenar la póliza de cheque, se deben tomar en cuenta que los datos que se colocan dentro del cheque deben ser iguales a los que se coloquen en la póliza, esto brindará mayor certificación en los procesos contables, es por ello, que para mayor credibilidad se anexe una copia del cheque egresado.
Dentro de la póliza, se encuentra un apartado con el nombre: Concepto de pago, en el cual se describe el motivo del pago que se va a realizar.
Después de esto se procede con la entrega del cheque al agente asignado para recibir o realiza este pago, quien firma donde se indique dentro de la póliza: Firma de cheque recibido. De esta manera, queda certificado que el pago fue realizado, y la empresa o persona, está libre de cualquier compromiso, pues ya entrego su parte en la negociación.
Continuando con el resto de columnas en la póliza
Después de haber entregado el cheque de pago y recibido la firma conforme de la póliza, debajo de ella se encontrarán una serie de columnas en la cual se colocará la información pertinente referente a los datos que se están solicitando.
Las dos primeras columnas debajo de las copias del cheque son las de:
Cuenta y Sub cuenta:
En estas columnas se coloca todo lo referente a los saldos y honorarios que tiene la compañía en cuanto a los activos y patrimonios dirigidos al pago de salarios y equivalencias con respecto a los haberes de las mismas, registrados en los libros de contabilidad.
Nombre o descripción:
En esta columna se coloca el motivo por el cual se está realizando la operación que genera la salida del pago que se está realizando.
Debe:
En esta columna se coloca el egreso realiza que representa la cantidad exacta del cheque expedido.
Haber:
En esta columna se coloca la cantidad restante de los activos, después de restar la cantidad del Debe, una vez emitido el cheque; estas operaciones deben realizarse de forma diaria y registrarse en la contabilidad para llevar un control de los egresos por cheque emitidos por la empresa.
Sumas iguales:
Los cargos emitidos en él Debe y el haber deben coincidir con los activos registrados en la póliza de cheque para ese momento, por ende deben ser los mismos montos del cheque y la cantidad restante que resulto del egreso de los mismos.
Validación de la Póliza:
Esta se valida en los 4 renglones que se ubican en la parte inferior en donde aparece quien realizó la póliza; seguido de revisado; en este caso sería el contador quien está a cargo de los registro contables.
Luego viene la casilla Autorizado, donde coloca la firma, el gerente de la empresa y para finalizar el número de la póliza que ha sido emitida.
