Las notas de remisión, son documentos importantes que te ayudaran a comprobar el haber recibido un envío de parte de un emisor en específico. Tener este documento te ayudará a la hora de alguna implicación legal tanto a ti como a la persona que lo realizó, como un garante de que se efectuó esta expedición. En este artículo conocerás cómo llenar correctamente una nota de remisión.
Indice
¿Qué es una nota de remisión?
Una nota de remisión es un documento que se expide por parte de una empresa que realiza un envío de corta o larga distancia a algún comprador, o a la otra parte de un contrato de cualquier tipo. Este documento sirve para verificar que efectivamente dicha parte recibió la entrega, quedando como un comprobante legal en caso de que se alegue que no se recibió.
Esta es una especie de recibo que describe la entrega que se está realizando. Generalmente, las notas de remisión se entregan junto con el paquete que se envía y debe ser firmada por la persona o figura jurídica que lo recibe.
Las notas de recibo también sirven como un comprobante de compra-venta que usan las empresas para resguardarse en sus modalidades de envío, ya que al firmarla, el receptor acepta legalmente que tiene en su posesión el material en cuestión, dejando a la empresa emisora libre de cualquier responsabilidad legal en caso de extravío o daño del mismo.
Aunque es un documento que normalmente comprueba la acción de recepción de alguna de las partes de una relación de compra y venta, que se presenta de forma muy similar a una factura, no tiene los mismos objetivos contables que estas, ya que en las notas de remisión se describe más bien el estado en que se recibe un envío, quien lo recibe y expresa que este está de acuerdo con las condiciones en que se encuentra el objeto o paquete en el momento de la recepción.
Por esta razón, es importante destacar que para que este comprobante tenga algún tipo de validez legal ante cualquier ente o institución, debe contener datos específicos del envío, los objetos que se envían, el lugar y sin excepción alguna, debe llevar la firma de la persona que recibió el envío, de lo contrario solo servirá para los efectos de revisión interna de la empresa, pero no comprobará nada legalmente.
Estructura y llenado de la nota de remisión
Existen ciertos requisitos o normas con las que debe cumplir la estructura de una nota de remisión. Es importante cumplirlas para el llenado de la misma, ya que de ellas dependerá su validez ante cualquier institución o ante cualquier procedimiento de carácter legal. Si por alguna razón no se especifica detalladamente todo el término en que se está realizando la entrega, la nota de remisión perderá credibilidad y no podrá ser respaldada por ningún funcionario o institución.
A pesar de que no existe una referencia específica que sirva como guía para estructurar las notas de remisión, es importante tomar en cuenta los datos mencionados anteriormente.
¿Qué datos lleva la nota de remisión?
Dentro de los requisitos que debe contener este documento se encuentran:
- Los datos de la empresa que emite el paquete, especificando la información a nivel tributario.
- Es importante que contenga la fecha y lugar de la entrega, esto permitirá reconocer si la entrega llegó en el momento en que se acordó.
- Se expresarán los datos del individuo que recibe el paquete, en estos se deben incluir el nombre de la persona jurídica o si es una institución o empresa, el nombre de la empresa y del representante legal de la misma.
- Por último, uno de los aspectos más importantes es que dicho documento contenga un espacio para que el receptor del paquete plasme su firma. Este es uno de los aspectos más importantes al realizar las notas de remisión, pues es lo que realmente le dará la validez necesaria para que cumpla alguna función de comprobante que expresa el acuerdo del cliente o comprador con el paquete recibido.
Las notas de remisión también pueden tener el sello de la empresa que emite el paquete.
Consideraciones para llenar una nota de remisión
Si la empresa posee un formato para las entregas de sus paquetes, es importante que su llenado se realice con cuidado de especificar correctamente la información de la entrega y de las características del producto. Por ejemplo, qué cantidad se recibe, en qué condiciones, la fecha exacta de la entrega, entre otras.
¿Para qué sirve?
Como se mencionó anteriormente una de las principales funciones que tienen las notas de remisión como documento es la de comprobar, bien sea ante alguna de las partes del contrato de compra venta que se realizó, o por su parte ante alguna institución legal pública o privada la consumación de la entrega.
Cuando una empresa realiza un envío, junto con este expide una nota de remisión que es entregada por un representante de la empresa o un comisionado, el cual verificará que la persona que está recibiendo el paquete firme dicha nota en la que expresa que efectivamente se hizo la entrega y se recibió el producto en las condiciones correctas.
Todo este procedimiento se realiza con fines legales, ya que al ser firmada por el cliente o destinatario este otorga su aprobación legal de todo el proceso e indica que estuvo de acuerdo con la forma en que se realizó.
Al guardar la nota de remisión dentro de los archivos de la institución, esta queda dentro de la empresa como parte de los registros internos de la misma, lo que sirve también para llevar un control de los envíos que se han efectuado con éxito. Sin embargo, para la parte receptora, la nota de remisión también tiene una función importante. En este caso, este documento sirve para que el comprador realice una verificación de las características del producto que está recibiendo en el paquete, ya que en el mismo se reflejan sus características y de esta manera él decidirá si realmente esas fueron las condiciones que deseaba para su entrega y firmará solo en caso de estar de acuerdo con esto.
Ejemplo de nota de remisión
Para aclarar las posibles dudas que te puedan quedar sobre las notas de remisión, te traigo un ejemplo de este tipo de documento que seguro aclarara cualquier duda que te pueda quedar.
Descargar plantillas para hacer una nota de remisión
Además, te traigo una plantilla de ejemplo en word y en excel para que la puedas descargar y utilizar.
